Ogni azienda si trova quotidianamente ad affrontare delle problematiche commerciali relative ai propri costi di esercizio. Questo argomento è infatti cruciale nell’ambito di ogni attività, sia essa rappresentata da un piccolo negozio di paese o da un retail store appartenente all’ambito della Grande Distribuzione Organizzata; la sostenibilità della proprio esercizio è un tema molto sensibile ed è importante conoscere a fondo le tecniche che si possono attuare per mantenere i nostri conti sempre in salute, cercando di ridurre i costi ovunque sia necessario: ma come capire dove e come andare ad agire? Abbiamo già parlato dell’importanza di ottimizzare la parte logistica, ma non basta.
Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza e di capirlo assieme.
Come ottimizzare la nostra attività e ridurre i costi aziendali
Come ben sappiamo, sono anche e soprattutto le piccole inefficienze e le spese non del tutto necessarie a erodere i margini di profitto, limitando spesso in maniera concreta la crescita di un’azienda. Per ovviare a ciò è fondamentale ottimizzare le nostre risorse, analizzando tutti i dati in nostro possesso e prendendo tutte le dovute cautele; solo così saremo in grado di anticipare tutte le maggiori problematiche commerciali, evitando che un problema appena risolto si presenti nuovamente nel giro di pochissimo tempo.
Esistono diverse soluzioni per mettere in atto queste accortezze: la customer relationship management è uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione; nel momento in cui un funzionario commerciale si reca dal proprio cliente per un riordino che poi si rivela non necessario, ad esempio, ci si espone a dei costi che si sarebbe potuto tranquillamente risparmiare con una migliore pianificazione del rapporto fra le due parti.
Anche una corretta gestione degli stock dei rivenditori può evitare pericolosi loop di abbassamento dei prezzi (e conseguente calo dei margini); sarà quindi doveroso individuare tutte le aree d’intervento, senza cercare di risolvere ogni problema con una bacchetta magica ma anzi cercando di operare su processi più elaborati e sicuramente più efficaci sul lungo periodo. Ma non solo: queste operazioni andranno obbligatoriamente allineati alle esigenze del cliente, in una riduzione dei costi che dovrà essere il più strategica possibile; la digitalizzazione, anche in questo caso, sarà un elemento chiave nella riuscita del tutto e ci permetterà di snellire i nostri processi.
Individuare le inefficienze della propria attività ed eliminare la spesa superflua
Nel momento in cui vi sarete decisi ad affrontare questo tema così spinosa, una delle prime mosse da effettuare sarà l’identificazione dei problemi più evidenti a livello di spese superflue (ed il loro successivo taglio). Spesso il cosiddetto “controllo di gestione” viene seguito da una figura specifica, che si occuperà di individuare tutti questi costi non necessari; altre volte può essere sufficiente qualche piccolo accorgimento come un veloce controllo delle proprie utenze oppure un confronto del prezzo delle nostre materie prime rispetto a quelle offerte da altri fornitori.
Nell’ambito della Grande Distribuzione Organizzata il discorso però è decisamente più complesso e solo con una stesura ben precisa del denaro in uscita dalla nostra attività si potrà porre in atto una riduzione progressiva dei nostri costi fissi e variabili; nella maggior parte dei casi però è sempre su quest’ultimi che si dovrà agire, cercando di limare quanto più possibile senza compromettere la qualità del nostro lavoro. Queste spese vanno analizzate sistematicamente e periodicamente per poterle poi raffrontare al nostro budget iniziale: solo così sarà possibile individuare le discrepanze maggiori ed eliminarle, incrementando il nostro margine.
Una volta fatto ciò si potrà anche valutare l’opzione di esternalizzare le operazioni più critiche per il nostro budget, ovvero mettere in atto quella tecnica che in inglese viene chiamata outsourcing: così facendo il peso di alcune attività – quelle amministrative e contabili, soprattutto – si alleggerisce notevolmente e spesso il servizio offerto dalle aziende esterne può rivelarsi addirittura migliore del proprio.
Come migliorare il proprio reparto commerciale: strategie e consigli
Quando si parla di attività sostenibili e di taglio dei costi senza perdita nella qualità di servizi e prodotti, il processo di business to business ricopre un ruolo fondamentale: esso consiste nella possibilità di automatizzare le attività che la nostra azienda svolge con i propri fornitori. Integrare, automatizzare e ottimizzare diventano così le tre parole d’ordine: ci riferiamo ovviamente ai processi di fatturazione ma anche alla stesura dei preventivi e agli ordini dei materiali.
Lo stesso concetto può valere anche nei confronti del cliente, ma viene invece definito business to customer e prevede l’automatizzazione nella ricezione degli ordini; uno dei grandi vantaggi di queste strategie consiste nell’azzerare la necessità di lavorare con la documentazione cartacea, spesso eccessivamente onerosa e oramai quasi del tutto inutile: il futuro, come in molti convengono, risiede nella nozione di paperless office. All’interno di questo contesto, il reparto commerciale di un’azienda deve essere in grado di contribuire, a sua volta, alla diminuzione dei costi vivi con dei procedimenti informatici che possano far risparmiare tempo (e quindi denaro): per questo è nata la marketing automation strategy, che comprende l’automatizzazione dell’invio di alcune tipologie di email e della gestione dei nuovi lead; capire se fra questi vi sono potenziali clienti diventa così molto più semplice e meno dispendioso a livello di tempistiche.
Avrete quindi capito che i margini di operazione sono davvero svariati e le strategie per andare ad agire sui costi variabili di un’impresa sono pressoché infinite: anche monitorare le attività dei dipendenti può tornare utile ed organizzare delle riunioni periodiche è fondamentale; e anche in questo caso lo si può fare senza costi eccessivi, programmando dei meeting online!